Правильное оформление текста в программе Word: советы для копирайтеров + видеоурок

Приветствую, дорогие коллеги! Почти два года назад я написал очень полезный, на мой взгляд, пост «Программы для копирайтинга: рассмотрение основных функций и настройка (word)». В нем я рассказал о возможностях программы Word 2010, которые могут существенно упростить работу копирайтера. Эту статью про оформление текста можно считать продолжением того поста. Главная ее задача – сообщить о процессе создания красивой статьи с правильным форматированием, которую можно смело отправлять заказчику или сразу публиковать на сайте. И да, снова будет видео. Короткое и информативное.

Главное правило оформления текста в Word Каждый копирайтер украшает свою работу по-своему. Но все они (по крайней мере, серьезные специалисты) придерживаются этого правила. Из текста нужно удалить лишние пробелы! Размер шрифта, заголовки, стили – важно. Отсутствие двойных и тройных пробелов – необходимо. Это даже не признак профессионализма копирайтера. Это элементарное уважение по отношению к заказчику. Как избавить

Главное правило оформления текста в Word

Каждый копирайтер оформляет свою работу по-своему. Но все они (по крайней мере серьезные специалисты) следуют этому правилу.

Лишние пробелы в тексте должны быть удалены!

Размер шрифта, заголовки, стили важны. Обязательно отсутствие двойных и тройных пробелов. Это даже не признак профессионализма копирайтера. Это элементарное уважение к клиенту.

О том, как избавиться от лишних пробелов, вы можете узнать из этой статьи, о которой я упоминал выше, или из видео в самом конце поста.

Автоматическое создание оглавления в Word: как сделать?

Для автоматического создания оглавления документа (названия глав, разделов и так далее с номерами страниц) лучше всего использовать за основу встроенные или самостоятельно созданные стили заголовков.

Программа автоматически учтет номер страницы, на которой размещен заголовок.

Вы можете найти встроенные стили заголовков на вкладке Главная — Стили.

Как создать оглавление на основе стилей заголовков?

Если в документе используются определенные стили для заголовков на разных уровнях, необходимо:

1.  В открытом окне документа перейдите на вкладку «Ссылки». Стили заголовков в документе и команда вставки оглавления Стили заголовков в документе и команда вставки оглавления
2. Поместите курсор в точку вставки в оглавлении. Обычно его помещают в конец или начало документа.
3. В группе «Содержание» нажмите кнопку «Содержание».
4. В меню «Содержание» выбрать из списка автособранных стилей оглавления подходящие для параметров. Выбор автоматически составленного оглавления в документе Word Выбор автоматически составленного оглавления в документе Word
5. В месте расположения курсора ввода текста появится область оглавления со всеми заголовками и номерами страниц.

Автоматически составленное оглавление с нумерацией страницАвтоматически составленное оглавление с нумерацией страниц

Как вручную создать оглавление документа?

Если в документе нет заголовков, отформатированных с использованием определенных стилей, выполните следующие действия:

1.  В открытом окне документа перейдите на вкладку «Ссылки»
2. Поместите курсор в точку вставки в оглавлении. Обычно его помещают в конец или начало документа.
3. В группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление».
4. В меню «Оглавление» выберите «Оглавление вручную».

Оглавление вручную позволяет вам самостоятельно писать заголовки на разных уровнях Оглавление вручную позволяет вам самостоятельно писать заголовки на разных уровнях

•  В месте расположения курсора ввода текста появится область оглавления, где вы должны вручную ввести нужные заголовки документа.

Как вставить формулу в Word: подробная инструкция с примерами для новичков

Во время учебы мне было сложно работать с текстовыми, лабораторными и особенно курсовыми проектами. Мои курсы по программированию мне возвращали раза 3 или 4 из-за недостатков в тексте, а не в программе. Я ненавидел это слово и требования к оформлению: то поля не те, то шрифт, то отступ.

Но времена меняются, и теперь моим лучшим помощником стал текстовый редактор от Microsoft, и я хотел бы поделиться с вами своими навыками работы с ним. О том, как создавать таблицы и гиперссылки в тексте, мы уже рассказывали, а сегодня узнаем, как вставить формулу в Word, отредактировать ее и переместить в другое место, создать собственные шаблоны для упрощения работы.

Зачем и кому нужны формулы

Конечно, не все функции редактирования текста нужны каждому пользователю. Их много, и вряд ли кто-то из нас владеет ими всеми. Например, мне редко нужно ставить сноски внизу документа, но если вы пишете книгу, без них не обойтись.

Работа с формулами необходима не только студентам и тем, кто пишет научные статьи по математике, физике или химии. На самом деле иногда нужно поставить знак степени, добавить надстрочный или подстрочный индекс в самый простой текст для широкого круга читателей. Можно обойтись без стандартных функций программы, ввести текст вручную, но выглядеть это будет некрасиво и непрофессионально.

Многие простые и не очень задачи решаются вставкой формул в документ, так что думаю этот вариант пригодится всем.

Как добавить формулу в Word

Расположение и название функций различаются в разных версиях программы. Я недавно получил Office 2019 и покажу все шаги на примере. Если у вас более старые версии текстового редактора, то следуйте за мной, но будьте осторожны, названия и внешний вид пунктов меню могут немного отличаться. Я хочу сказать об этом больше.

Чтобы добавить формулу, установите курсор в нужное место документа и перейдите на вкладку «Вставка» или «Вставка» в главном меню.

Теперь в правой части панели инструментов находим опцию «Символы», нажимаем на нее и выбираем раздел «Уравнение”.

Примечание. В Word 2007 и 2010 эта функция называется «Формула», а в версиях 2013, 2016 и 2019 — «Уравнение”.

После этого появится специальная рамка для ввода математического выражения, и мы попадем в новую вкладку «Конструктор», где будут показаны все доступные шаблоны для работы с формулами в Word.

Рассмотрим простой и довольно распространенный пример. Мне нужно написать площадь комнаты в квадратных метрах. Для сокращения единиц нам нужен верхний индекс.

Я пишу текст, затем захожу в «Вставка», «Символы», «Уравнение», выбираю вариант «Указатель» и нажимаю на вариант, соответствующий моей задаче. Далее я ввожу букву «м» и надстрочный индекс «2» в поле, которое появляется на экране.

Еще одна популярная задача — правильно отображать значок градусов, когда мы пишем температуру воздуха или что-то еще. Снова заходим в меню «Вставка», «Символы», «Уравнение». Чтобы написать нужный текст, нам понадобится список встроенных математических символов.

Находим нужный нам значок и нажимаем на него.

Основные возможности редактора формул

Мы рассмотрели вместе с вами простейшие примеры использования редактора формул. Теперь давайте подробнее рассмотрим доступные варианты. Добавляем новую формулу и смотрим в меню вкладки «Конструктор”.

Слева находится вкладка «Уравнение», она содержит стандартные математические выражения и дополнительные материалы с office.com. Просмотрите их, возможно какие-то шаблоны будут вам полезны и вам не нужно их писать вручную.

В том же левом углу есть опция, позволяющая написать выражение вручную, как в блокноте, а редактор создаст печатные символы из нашей «каракули». Крутая функция, но еще не до конца, так что будьте осторожны. Если требуется строгое форматирование документа, то все же лучше ввести уравнение с помощью встроенных операторов или подкорректировать его при необходимости.

С имеющимися математическими символами мы уже ознакомились, здесь видно все необходимое: от сложения и умножения до знака бесконечности и оператора «не равно”.

Чтобы развернуть весь список и выбрать нужную категорию букв и символов, нажмите сначала на стрелку вниз, а затем на надпись «Основные математические символы”.

Идем дальше вправо от панели инструментов. Теперь посмотрим, какие типовые выражения встроены в программу:

• простые дроби;
• значения с одинарными и двойными индексами, что позволяет легко составить не только математическую или физическую формулу, но и химическую формулу;
• кубический, квадратный и другие корни;
• обычные, двойные, тройные и контурные интегралы (к счастью, я мало что знаю о последних, а вы?);
• операторы суммы, произведения и пересечения (последние, насколько я понимаю, применимы к множествам);
• всевозможные скобки, позволяющие, например, записывать системы уравнений;
• тригонометрические функции;
• диакритические знаки, с которыми вы могли быть знакомы, если изучали логику или дискретный анализ в институте;
• логарифмы и пределы;
• различные операторы, кроме стандартных «умножить», «сложить», «равно”;
• матрицы мой любимый предмет из высшей математики.

Все эти шаблоны собраны в подразделе «Структуры”.

Создание своих шаблонов

Если вы часто пишете одни и те же математические выражения, их можно добавить в библиотеку текстового редактора Word и вставить в документ в нужный момент за несколько секунд.

Для этого нажмите на треугольник рядом с готовой формулой и выберите «Сохранить как новое уравнение”.

Дополните описание, если хотите, и подтвердите действие.

Теперь, чтобы ввести это выражение где-нибудь еще в тексте, нажмите на слово «уравнение» в левом углу панели инструментов, прокрутите вниз и найдите свой шаблон.

Как редактировать и перемещать готовые формулы

С созданием уравнений разобрались, приступаем к редактированию. Чтобы изменить формулу, щелкните по ней левой кнопкой мыши. Вы можете просто изменить параметры вручную, а если вам нужно использовать встроенные функции, перейдите на вкладку «Конструктор”.

Чтобы изменить шрифт, выделить формулу или внести другие изменения в ее внешний вид, используйте стандартный набор функций Word. Выберите объект и выберите соответствующий инструмент на вкладке «Главная» панели «Шрифт”.

Есть 2 способа переместить готовое математическое выражение. Щелкните по нему левой кнопкой мыши, и, удерживая ее в 3 точках в левом углу, перетащите объект по документу. Обратите внимание на темную черную линию, это маркер. Где он находится, там и появится формула, когда мы отпустим кнопку мыши.

Я склонен использовать другой способ. Я выбираю формулу и нажимаю «Ctrl + X», чтобы вырезать ее. Затем я подвожу курсор к тому месту, куда я хочу переместить уравнение, и использую комбинацию клавиш «Ctrl + V”.

Этот метод особенно хорош, если вам нужно «перетащить» выражение на большое расстояние.

Как работать с формулами в таблицах

Вы также можете сделать некоторые расчеты в текстовом редакторе. Для этого создадим таблицу и заполним ее данными. Затем перейдите на вкладку «Макет» и вставьте формулу в нужную ячейку.

Теперь выбираем функцию из предложенного стандартного набора. Например, я хочу вычислить сумму элементов в столбце. Формула будет выглядеть так.

Какие действия доступны в таблицах Word:

• ABS – абсолютное значение числа;
• И — проверить истинность выражения;
• AVERAGE — расчет среднего арифметического;
• COUNT — подсчитывает количество элементов в диапазоне;
• DEFINED — показывает, правильно ли составлено выражение в скобках;
• ЛОЖЬ — функция всегда возвращает 0;
• ЕСЛИ — проверить истинность условия;
• INT — округление до ближайшего целого числа;
• MAX — поиск наибольшего значения из заданных;
• MIN — определение минимального значения;
• MOD — найти остаток деления;
• NOT — еще один оператор для проверки истинности выражения;
• ИЛИ — искать истину хотя бы в одном из двух условий;
• ПРОИЗВЕДЕНИЕ — произведение элементов;
• ОКРУГЛ — округление с заданной точностью;
• СУММА — сумма;
• ЗНАК — определяет, является ли число положительным или отрицательным;
• ИСТИНА — проверяет истинность выражения.

Как изменить параметры оглавления?

По умолчанию автоматически составленные и созданные вручную оглавления основаны на трех уровнях заголовков. Но иногда достаточно сделать оглавление только из двух уровней или даже из одного (заголовок 1), или наоборот увеличить количество уровней до 4-5, все зависит от вашего документа и его требований.

Если вам необходимо изменить этот и другие параметры, следуйте приведенному ниже алгоритму:

1.  В открытом окне документа перейдите на вкладку «Ссылки»
2. В группе «Содержание» нажмите кнопку «Содержание».
3. В меню «Содержание» выберите пункт «Пользовательское оглавление…». Пользовательское оглавление и его параметры Пользовательское оглавление и его параметры
4. В окне «Содержание» на вкладке «Содержание» в группе «Общие» в столбце «Уровни» введите количество уровней заголовков, используемых в оглавлении. По умолчанию три уровня. Возможные настройки уровней, страниц, заполнителей и форматов Возможные настройки уровней, страниц, заполнителей и форматов
5. В колонке «Формат» вы можете выбрать стиль для оглавления из списка (в этом случае вы можете увидеть, как меняется формат заголовков в окне предварительного просмотра).
6. Если в оглавлении должны использоваться номера страниц, активируйте «Показать номера страниц».
7. Если необходимо, чтобы номера страниц присваивались правому полю документа от имени шапки, активируйте пункт «Номера страниц на правом поле».
8. В столбце «Заполнитель» выберите тип линии для создания нумерации.
9. В полях Образец печатного документа и Образец онлайн-документа отображаются все изменения, внесенные в оглавление.
10. Закройте окно кнопкой «ОК».

Пример оглавления с одним уровнем заголовков Пример оглавления с одним уровнем заголовков

Проблема с пробелами решена. Что дальше?

Выберите подходящий шрифт, который легко читается и хорошо выглядит. Я не думаю, что можно создать красивое оформление текста в Word, используя стандартный шрифт Calibri.

Мне нравится Times New Roman. Некоторые издатели принимают только тексты, написанные этим шрифтом. Читабельно, серьезно, знакомо. Просто…

Но есть вероятность, что некоторым заказчикам (и копирайтерам) это немного надоело. Есть и другие читабельные шрифты, которые считаются эффективными — Arial, Tahoma, Verdana.

Важно! Не будьте слишком оригинальны и напишите текст уникальным шрифтом, который вы нашли в Интернете. Маловероятно, что такой шрифт будет установлен на компьютере заказчика. Microsoft Word просто заменит его значением по умолчанию. Даже если заказчик это увидит, текст может показаться слишком сложным для понимания или произвести совсем другое впечатление, чем вы ожидали.

Читайте также: Windows Toolkit 2

Теперь текст нужно правильно выровнять

По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Многие эксперты по копирайтингу рекомендуют только этот вариант. Дело в том, что Огилви советовал выравнивать свои рекламные сообщения по левому краю. Он опирался на серьезные исследования в этой области.

Тем не менее, не стоит забывать, что книги великого копирайтера были написаны до изобретения Microsoft Word.

Советую идти в ногу со временем и подгонять тексты под ширину. Это можно сделать, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+J, либо нажав на соответствующую иконку во вкладке «Главная», группа «Абзац». Скриншот ниже и видео в самом низу вам в помощь.

Использование стилей при правильном форматировании текста в Word

Многие авторы вообще не используют стили. Но бесполезно. И вот почему.

• Создание понравившихся стилей может занять всего несколько минут. Но зато их можно использовать сотни и тысячи раз.
• Когда вы форматируете текст в Word 2010 с помощью стилей, вы можете сразу скопировать его на сайт и не тратить время на оформление в панели администратора. Скопированная статья уже будет иметь все необходимые теги. Предположим, вы работаете с CMS WordPress или MODX. Форматирование Word может сохраняться другими системами управления контентом. Не знать. Больше всего я работал с WordPress и MODX. Я уверен в них.
• Это еще один плюс к вашему профессионализму. Не все покупатели оценят. Но есть те, кто заметит и скажет спасибо.

Напоминаю, что группа «Стили» также находится во вкладке «Главная». Вы можете попробовать разобраться сами, а можете посмотреть, как я использую стили. Опять же все есть в видео внизу статьи, и в посте про базовые настройки Ворда.

Интервалы до и после абзаца

Хорошо, когда текст на сайте представляет собой не одну длинную сплошную колонку, а аккуратные абзацы с небольшим интервалом между ними. Вы согласны? Статья выглядит лучше и легче читается.

Почему бы не сделать текст, который вы отправляете клиенту, еще и более читабельным и привлекательным? Добавляйте пробелы до и после абзацев в своей работе. Снова используйте вкладку «Главная» и группу «Раздел».

Важный нюанс! Если вы красиво оформляете текст в Ворде с помощью интервалов, помните, что их нельзя перенести на сайт. Расстояние между абзацами задается «движком» ресурса. Его можно изменить только путем редактирования файла CSS. Интервалы, добавленные описанным выше способом, только «видят» Word.

Следующий этап правильного оформления текста в Ворде – добавление картинок

Умение разместить иллюстрацию в своей статье так, чтобы «ничего никуда не двигалось» — важный навык для копирайтера. Обязательно научитесь это делать. Это полезно, когда вам нужно написать тексты на заказ и когда вам нужно оформить портфолио. Подробная инструкция здесь и в видеоуроке в конце поста.

Не забудьте создать шаблон

Просто сохраните документ с красивым читаемым шрифтом, выравниванием, интервалами и уже заданными стилями. При работе над новым заказом не создавайте новый документ, а вводите текст в этот шаблон. Это сэкономит довольно много времени. Кроме того, все ваши работы будут оформлены по одному образцу.

Теперь все по порядку

Итак, вы получили заказ. Вы ввели текст в текстовом редакторе Word. Вы можете отправить его прямо сейчас. Но будет намного лучше, если вы сначала:

• Удалите лишние пробелы из текста.
• Выберите правильный шрифт.
• Уточните свое письмо.
• Оформите текст с помощью стилей.
• Добавьте пробелы между абзацами.
• Украсьте текст изображениями.

Думаю, не стоит объяснять, что когда у вас уже есть готовый шаблон, то список манипуляций с текстом перед отправкой заказчику будет значительно короче.